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Kanton St. Gallen mit OneGov GEVER

Publiziert: 30.08.2016
Die Regierung hat den Auftrag zur Einführung der elektronischen Geschäftsverwaltung (Gever) in der Kantonsverwaltung weiter konkretisiert, indem der Software-Vergabeentscheid gefällt worden ist. Das Gever-System wird nun schrittweise eingeführt.

In der Kantonsverwaltung bereiten Mitarbeitende täglich Informationen in Korrespondenzen, Berichten und Stellungnahmen auf. Dabei müssen die Geschäfte, trotz der stetig steigenden Menge an Informationen, transparent, nachvollziehbar und ständig verfügbar sein. Das Bearbeiten dieser Geschäfte mittels unterschiedlicher Softwaresysteme und Datenablagen und die Erweiterung der Kommunikationskanäle mittels E-Mail stossen vermehrt an die Grenzen der Handhabbarkeit. Die Vielzahl an Kommunikationskanälen und Ablagesystemen führt zu grossen Effizienzverlusten. Eine neue elektronische Geschäftsverwaltung soll nun eine schlankere Aktenführung mit einer besseren Ablaufsteuerung und Geschäftskontrolle kombinieren. Mit einer elektronischen Geschäftsverwaltung (Gever) werden sämtliche elektronischen Dokumente, die zu einem Verwaltungsakt gehören, einheitlich und zentral abgelegt und jederzeit verfügbar. Die Regierung hat den Vergabeentscheid für eine solche Gever-Software gefällt.

Schrittweise Ausweitung
Aus der GATT/WTO-Ausschreibung ging das Produkt OneGov Gever der Firma 4teamwork AG als Sieger hervor. Das Produkt ist bei anderen öffentlichen Institutionen in der Schweiz bereits mehrfach erfolgreich im Einsatz. Es erfüllt die wesentlichen Anforderungen der Ausschreibung. Als nächstes wird Gever in vier Pilotstellen eingeführt. Damit werden die Grundlagen für eine flächendeckende, schrittweise Ausbreitung geschaffen.

Sorgfältig ausgestalteter Prozess
Anfang 2015 wurde die Situation innerhalb der Kantonsverwaltung im Auftrag der Generalsekretäre-Konferenz analysiert und die Erarbeitung einer Gever-Strategie in Auftrag gegeben. Dabei zeigte sich, dass in der Kantonsverwaltung verschiedene Fachanwendungen im Einsatz sind, die jedoch nur Teilaspekte einer vollständigen Gever-Lösung abdecken. Zudem bedingt die verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit und das komplexe Zusammenspiel zwischen Kantonsrat, Regierung und Departementen eine organisatorische und technische Standardisierung. Mit der Verabschiedung der Gever-Strategie im September 2015 legte die Regierung den Grundstein für die Einführung der elektronischen Geschäftsverwaltung. Es wurde im Departement des Innern eine für die gesamte Kantonsverwaltung zuständige Fachstelle Gever geschaffen, die in den letzten Monaten eine Ausschreibung nach GATT/WTO unter Berücksichtigung der bekannten Gever-Standards durchführte. Zudem ist die Fachstelle Gever beauftragt, den notwendigen Knowhow-Aufbau innerhalb der Kantonsverwaltung zum Bereich Gever sicherzustellen.

Weitere Informationen

Produktseite OneGov GEVER